Excel

Pivot-Tabelle erstellen

Version: Excel 2003

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Wir haben in Excel eine Tabelle etwa der folgenden Art erstellt, in der wir die verschiedenen Ausgaben während einer Urlaubsreise erfasst haben:

DatumKategorieUnterkategorieBemerkungBetrag
23.07.2007ReiseFlugAnzahlung300,00
28.07.2007UnterkunftHotel 822,50
01.08.2007ReiseFlugRest788,90
07.08.2007ReiseTaxi 12,00
07.08.2007ReiseBahn, Bus  28,00
07.08.2007EssenRestaurantSole Mio58,60
08.08.2007EssenRestaurantMiramar44,00
09.08.2007SonstigesUnternehmungBootsfahrt46,00
10.08.2007EssenEinkauf 45,80
12.08.2007EssenRestaurant 50,00
12.08.2007EssenEinkauf 12,00

 

 

Pivot-Tabelle erstellen

Um nun eine Zusammen­fassung der Daten zu erhalten, erstellen wir eine sogenannte Pivot-Tabelle. Hierzu wählen wir im Menü Daten | Pivot-Table- und Pivot-Chart-Bericht.... Im nun folgenden Formular des Assistenten bestätigen wir, was dort vorgeschlagen wird, d.h. wir klicken auf Weiter >. Im nächsten Formular geben wir als Bereich, den wir analysieren wollen, die Spalten A-E unseres Tabellenblatts an. Dies tun wir, indem wir im Tabellenblatt die entsprechenden Spaltenköpfe markieren. Im Eingabefeld Bereich des Assistenten erscheint dann Tabelle1!$A:$E. Dadurch, dass wir die gesamten Spalten als Datenbereich angeben, haben wir die Möglichkeit, später noch weitere Eintragungen in unsererer Tabelle vorzunehmen. Im nächsten Formular wählen wir, dass wir die Pivot-Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt haben möchten und klicken dann auf Fertig stellen.

 

Pivot-Tabelle anpassen

Es wird nun ein neues Tabellenblatt erzeugt, auf dem sich eine Schablone für die gewünschte Pivot-Tabelle sowie eine Feldliste mit unseren Überschriften befindet. In diese Schablone müssen wir nun aus der Feldliste diejenigen Felder hineinziehen, die dargestellt werden sollen.

Wir ziehen zunächst das Feld Kategorie in den Bereich Zeilenfelder und dann das Feld Betrag in den Bereich Datenfelder. Das Ergebnis sieht dann so aus:

Anzahl von Betrag
KategorieSumme
Essen5
Reise4
Sonstiges1
Unterkunft1
(Leer) 
Gesamtergebnis11

 

Dargestellt wird hier, wie oft wir essen gegangen sind, und nicht, wieviel es gekostet hat. Um dies zu korrigieren, doppelklicken wir auf die Zelle Anzahl von Betrag. Es erscheint ein Formular, in dem wir bei Zusammenfassen mit: Summe statt Anzahl wählen. Bei dieser Gelegenheit klicken wir auch gleich noch auf die Schaltfläche Zahlen... des Formulars und wählen als Zahlenformat Zahl mit zwei Dezimalstellen. Mit OK alles bestätigen.

Nun stört an der Pivot-Tabelle noch, dass die Kategorie (Leer) dargestellt wird. Dies korrigieren wir, indem wir auf das kleine Dreieck in der Zelle Kategorie klicken und in der aufklappenden Liste das Häkchen bei (Leer) deaktivieren. Das Ergebnis ist folgendes:

Summe von Betrag
KategorieSumme
Essen210,40
Reise1128,90
Sonstiges46,00
Unterkunft822,50
Gesamtergebnis2207,80

 

Wenn beim Anpassen der Pivot-Tabelle etwas schiefgegangen ist, können wir immer mit der Symbol­schaltfläche Rückgängig oder im Menü unter Bearbeiten | Rückgängig die letzten Schritte rückgängig machen. Sind Felder in der Pivot-Tabelle an falscher Stelle, können wir sie an die richtige Stelle oder auch wieder zurück in die Feldliste ziehen.

 

Pivot-Tabelle aktualisieren

Wenn wir in unseren Ausgangsdaten Einträge ändern, löschen oder hinzufügen, müssen wir die Pivot-Tabelle anschließend aktualisieren. Dies geschieht nicht automatisch, im Gegensatz etwa zu Zellbezügen in Excel, die sich automatisch aktualisieren.

Wir aktualisieren die Pivot-Tabelle, indem wir irgendein Feld in der Pivot-Tabelle markieren und dann im Menü Daten | Daten aktualisieren (das rote Ausrufungs­zeichen) wählen. Eine andere Möglichkeit ist, mit der rechten Maustaste das Kontextmenü zu öffnen und dort Daten aktualisieren zu wählen.

 

Pivot-Tabelle ergänzen

Wir möchten nun auch noch die Unterkategorie in unserer Pivot-Tabelle darstellen. Hierzu markieren wir eine beliebige Zelle in der Pivot-Tabelle. Ist die Feldliste nicht mehr vorhanden, stellen wir sie erneut dar, indem wir mit der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen und dort Feldliste einblenden wählen. Aus der Feldliste ziehen wir nun das Feld Unterkategorie zwischen die Zellen Kategorie und Summe.

 

Pivot-Tabelle formatieren

Wir können nun auch die Tabelle noch etwas über­sichtlicher darstellen, indem wir auf die Zelle Kategorie doppelklicken, im folgenden Formular die Schaltfläche Layout... betätigen und dann Elemente in Gliederungs­ansicht anzeigen wählen, ggf. mit den Optionen Teilergebnis am Anfang der Gruppe anzeigen sowie Leerzeile nach jedem Element einfügen.

Die Zeilen, in denen die Haupt­kategorien Reise, Unterkunft usw. stehen sowie die Zeile, in der das Gesamtergebnis steht, heben wir hervor, indem wir sie in Fettdruck formatieren (oder mit farbigem Hintergrund hinterlegen o.ä.).

Die Reihenfolge, in der die einzelnen Kategorien Reise, Unterkunft, usw. in der Pivot-Tabelle erscheinen, lässt sich ebenfalls einstellen. Auch hier wieder auf die Zelle Kategorie doppelklicken und im folgenden Formular die Schaltfläche Weitere... betätigen. Im darauf­folgenden Formular im Bereich AutoSortieren-Optionen die Option Absteigend anklicken und unter Feld verwenden Summe von Betrag wählen. Mit OK bestätigen. Die Kategorien erscheinen nun sortiert nach der Höhe ihres jeweiligen Geldbetrags (Bild 1). Hätten wir diesen letzten Schritt auch noch für die Zelle Unterkategorie durchgeführt, wäre Flug vor Bahn, Bus erschienen.

Die fertige Pivot-Tabelle
Bild 1:  Die fertige Pivot-Tabelle

 

 

Download

Download der Excel-Tabelle: reise.xls

 

 

 

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